RESPONSABILITÉS DU COMITÉ EXÉCUTIF ET DES OFFICIERS / TÂCHES OPÉRATIONNELLES DE LA FILIALE
Le comité exécutif est le corps administratif gouvernant la filiale entre les réunions générales et est responsable envers les membres de la filiale.
Ce comité est formé par l'élection des membres de la filiale ayant droit de vote. Le comité exécutif se compose d'un président, d’un ou plusieurs vice-présidents, d'un président sortant, d'un secrétaire, d'un trésorier, d’un sergent d’armes et d’un nombre suffisant de directeurs considéré nécessaire pour le bon fonctionnement efficace de la filiale.
Les officiers du comité exécutif sont élus pour une période d’une année. Le terme de charge est établi dans les statuts de la filiale. Le président alors nomme ou recommande la nomination des membres à la présidence des divers comités permanents et spéciaux, prenant en considération l'aptitude de chaque membre à remplir un poste. Quoique ce ne soit pas, un règlement absolu que les présidents des comités font partit du comité exécutif, il est souhaitable que chaque membre de l'exécutif ait une tâche.
Le comité exécutif est responsable de l'exécution des politiques autorisées par l'assemblée pourvu que ces politiques soient en accord avec les règlements et principes généraux de la Légion royale canadienne. Toute nouvelle affaire nécessitant l'approbation de l'assemblée générale devrait premièrement être considérée et mise au point par le comité exécutif avant qu'elle soit présentée aux membres à une réunion générale.
L'autorité du comité exécutif entre les réunions générales devrait être établie soigneusement dans les statuts de la filiale.
Président
Le Président est administrateur de la filiale et il est responsable de la garde de la Charte et de tous les autres biens de la filiale et assure le bon fonctionnement des opérations de la filiale.
Le Président présidera à toutes les réunions et appliquera rigoureusement les statuts généraux. Il exercera une supervision générale et aura un contrôle sur tous les officiers et travaux de la filiale; en plus des réunions planifiées selon les statuts de la filiale, il convoquera le comité exécutif à des réunions et parfois la filiale lorsqu’il le jugera nécessaire. Il traitera toutes les affaires qui relèveront de ses fonctions, et il aura une prépondérance sur toute question partagée également. Il sera membre d’office (ex-officio) de tous les comités.
Lorsqu’il sera absent ou dans l’incapacité d’exercer ses fonctions de Président, tous les droits et pouvoirs dévolus au Président seront dévolus temporairement au Premier Vice-Président, et lors de l’absence ou de l’incapacité d’exercer du Président et du Premier Vice-Président tous les droits et pouvoirs dévolus au Président seront temporairement dévolus au Deuxième Vice-Président ou au Troisième Vice-Président. Lors de l’absence du Président et de tous les Vice-Présidents à l’occasion d’une réunion dûment convoquée, le Secrétaire ouvrira la réunion et le premier item de travail fera l’élection d’un président suppléant pour cette réunion.
Tâches connexes :
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Assure que la filiale est représentée aux réunions de district.
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Fournis une assistance, lorsque cela est nécessaire, aux officiers de la filiale dans l'exercice de leurs fonctions respectives.
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Supervise les employés permanents et à temps partiel de la filiale.
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Pour le gérant du bar, en collaboration avec le responsable du bar en s’assurant que le bar fonctionne bien, que l’inventaire est à un niveau suffisant, que les tâches demandées sont exécutées et que l’équipement nécessaire est approprié et disponible.
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Pour le concierge, en collaboration avec le responsable du bar en s’assurant que le nettoyage est bien fait, que l’inventaire des produits de nettoyage est à un niveau suffisant, que les tâches demandées sont exécutées et que l’équipement nécessaire est approprié et disponible.
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Lorsque des plaintes sont reçues relatives aux employés de la filiale, le Président discute du problème avec le responsable du bar et les employés concernés et s’assure que les mesures correctives adéquates sont prises.
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Rencontre le trésorier pour discuter de la comparaison des revenus et dépenses de la filiale.
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Rencontre le trésorier pour discuter de l’évaluation des profits/pertes des ventes versus les prix d’achats pour évaluer si des changements de prix sont nécessaires.
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Établit le coût des prix de vente au bar et les prix de location de salle en collaboration avec le responsable du bar, le trésorier et le gérant du bar et s’assure que les changements proposés sont effectués.
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Assiste aux réunions entre le responsable du bar et les employés de la filiale.
Président sortant
Le président de la filiale devient le président sortant lors de l'élection d'un successeur.
Le président sortant est, en vertu de son poste, un membre du comité exécutif et a les mêmes pouvoirs que les autres membres. La raison pour cette nomination automatique est d'aider à maintenir la continuité de l'administration et des politiques.
Le président devrait demander l'avis du président sortant quand nécessaire. La filiale devrait profiter de l'expérience et des connaissances du président sortant et ce qui suit sont quelques-uns des postes que le président sortant pourrait remplir :
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Président du comité des rituels et récompenses.
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Président du comité qui rend compte des résolutions et changements aux statuts de la filiale.
Vice-président
L'importance du vice-président ne devrait pas être sous-estimée. On peut avoir un ou plusieurs vice-présidents.
En l'absence du président, tous les droits et pouvoirs exercés par ce dernier peuvent, pour cette période, être confiés à un vice-président selon l'ordre d'ancienneté d'office.
Le vice-président est normalement nommé à la présidence d’un ou plusieurs importants comités. Le premier vice-président (en l'absence d'un statut indiquant le contraire) succédera automatiquement au président si ce dernier, pour toute raison, ne peut compléter son terme d'office.
Un vice-président devrait s'efforcer d'en apprendre autant que possible sur tous les comités de la filiale.
Un vice-président devrait connaître le rituel, prêter assistance durant les initiations, et être entièrement familier avec tous les manuels de filiale.
Sergent d’Armes
Le Sergent d’armes est responsable de la discipline dans la filiale. Lors des réunions générales :
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avec l’aide des membres, il prépare la salle pour les réunions de la filiale,
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vérifie les cartes de membre avant chaque réunion générale pour assurer qu'ils sont en règle,
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informe les nouveaux membres des procédures d’initiation (au besoin),
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présente les nouveaux membres au Président pour initiation à l’assemblée générale. (au besoin),
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s’assure que les observateurs ne soient pas assis parmi les membres durant les réunions, et
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assure l’ordre durant les réunions.
Est responsable des couleurs et insignes de la filiale.
Doit fournir à l’assemblée générale et à la réunion de l’exécutif un rapport de discipline.
S’assure que les drapeaux sont en bernes lors du décès d’un membre.
S’assure que le drapeau du Canada est en berne lors des annonces nationales de drapeaux en berne.
Surveille l’état des drapeaux à l’intérieur et à l’extérieur et s’assure qu’ils soient remplacés au besoin.
Dirige la parade lors de la cérémonie du Jour du Souvenir.
Officier d’entraide de la filiale
S’assure que toute l’information disponible concernant les pensions et les programmes est à jour et disponible.
Est le point de contact pour les vétérans, membres actifs et retirés des Forces armées canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada qui sont membres de la filiale ainsi que les non-membres désirant obtenir de l’aide avec une réclamation pour leur pension.
Rencontre l’individu et/ou sa famille pour obtenir les renseignements pertinents, informe ceux-ci des programmes disponibles et fournis les noms des contacts auprès d’ancien combattant Canada (ACC).
À la demande de l’individu ou de sa famille, contacte le AAC.
Fournit à l’exécutif de la filiale un rapport des causes en marche ou en suspend et seulement le nombre de causes aux réunions générales.
Responsable de la campagne du coquelicot
Complète les commandes pour le matériel requis pour la campagne.
Contacte les places d’affaires locales pour obtenir la permission de vendre des coquelicots.
Établit la cédule pour la vente de coquelicots dans les places d’affaires locales, fait la recherche des volontaires pour la vente, affiche au babillard, etc.
S’assure que les demandes de dons auprès des gens d’affaires, de la municipalité et aux membres soient envoyées.
Collecte les dons et transmet ceux-ci au trésorier pour dépôt dans le compte bancaire du bien-être.
Fournit un rapport mensuel à l’exécutif et à l’assemblée générale.
La campagne terminée, prend l’inventaire du matériel et en prépare une liste à être maintenue dans un dossier à la filiale.
Prépare et envoie les rapports requis par les directions de district et provincial.
Responsable du Bar
Supervise les employés permanents et à temps partiel de la filiale en collaboration avec le Président en s’assurant que le bar fonctionne bien, que l’inventaire est à un niveau suffisant, que les tâches demandées sont exécutées et que l’équipement nécessaire est approprié et disponible.
Lorsque des plaintes sont reçues relatives aux employés de la filiale, le responsable du bar discute du problème avec le Président et les employés concernés et s’assure que les mesures correctives adéquates sont prises.
Responsable de prendre l’inventaire chaque mois (ou lorsque requis) de tous les items du bar comprenant les spiritueux, la bière, le vin, liqueur douce, l’eau embouteillée et autres items vendus au bar.
Responsable de calculer la valeur de l’inventaire et fournir ces renseignements au trésorier pour être inclus dans le rapport financier mensuel.
Établit le coût des prix de vente au bar et les prix de location de salle en collaboration avec le Président, le Trésorier et le gérant du bar et s’assure que les changements proposés sont effectués.
Travaille avec le gérant du bar et lui fournit une assistance concernant les locations de salles et la saine gestion du bar.
Planifie les réunions entre le gérant du bar et les employés du bar pour un bon fonctionnement du bar, service aux membres et non-membres, etc.
Tâches connexes :
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Évalue les demandes provenant du gérant du bar pour l'achat de produits SAQ, approuve les demandes et autorise le gérant du bar à passer les commandes.
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Évalue les achats requis de produits de la Brasserie Molson avec le gérant du bar, approuve les commandes à effectuer et autorise le gérant du bar à passer les commandes mensuelles.
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Évalue les achats requis de produits de la Brasserie Labatt et passe les commandes.
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Évalue les demandes d’achats venant du concierge de produits de conciergerie et passe les commandes.
Responsable de l’adhésion
Nouveaux membres. Vérifie les demandes d’adhésion:
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pour s'assurer que le bon formulaire de demande a été rempli;
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pour s'assurer que la bonne preuve d’admissibilité a été fournie;
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pour s'assurer que la demande comprend tous les renseignements requis par le Commandement national;
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s'assure que le paiement accompagne le formulaire de demande; et
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prépare la documentation et l’envoi au Commandement national pour action.
Les transferts dans notre filiale:
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s'assure qu’un formulaire de transfert a été complété;
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vérifie les renseignements fournis par le demandeur;
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contacte la filiale d’origine pour s’assurer que le demandeur est en règle et pour obtenir les renseignements pertinents;
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présente la demande à l’assemblée générale pour approbation;
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s’assure que la filiale obtient le dossier du membre une fois la demande entérinée par le Commandement national.
Transferts à l’extérieur:
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lorsqu’un membre transfert à une autre filiale, s’assure que le dossier du membre est envoyé à la filiale dans laquelle le membre a été transféré;
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s’assure que la notification de décès est envoyée au Légionnaire pour tout membre régulier ou à vie qui décède;
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s’assure que tous les formulaires nécessaires à l’adhésion sont disponibles à la filiale;
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s’assure que la liste des membres est à jour;
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produit à la réunion générale et la réunion de l’exécutif un rapport du statut de l’adhésion;
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s’informe auprès du membre de la raison de sa demande de transfert; et
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informe les membres de la disponibilité des cartes de membre et s’assure quelles sont remises ou envoyées aux membres.
Trésorier
Le Trésorier tiendra un compte juste et véritable de l’argent reçu et déboursé par la filiale, et de toutes les transactions financières de toutes espèces, incluant toujours un compte rendu intégral des créances et obligations de la filiale.
Il consignera les fonds de la filiale dans une banque canadienne à être déterminée par une résolution du Comité exécutif, et les sommes seront déposées au nom de la filiale. Toute facture devant être payée par la filiale, sera payé par un chèque, signé par deux officiers, soit le Président, le Trésorier ou le Premier Vice-Président, et aucun chèque ne devra être signé en blanc en tout temps.
Il travaille en étroite collaboration avec le Président pour s’assurer une saine gestion de tous les aspects financier de la filiale. Il produit les rapports nécessaires pour comparer les revenus et dépenses de la filiale et évaluer les profits/pertes des ventes versus les prix d’achats. Il évalue les profits/pertes des ventes versus les prix d’achats avec le Président et ensemble ils évaluent si des changements de prix sont nécessaires. Il établit le coût des prix de vente au bar et les prix de location de salle en collaboration avec le Président et le gérant du bar et s’assure que les changements proposés sont effectués.
Responsable de :
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Récupérer les les rapports quotidiens des caisses et les enveloppes de dépôt des employés, produire les rapports journaliers, saisir l’information dans le système de comptabilité et effectuer les dépôts hebdomadaires à la banque.
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Produire les chèques de paie dans le système de comptabilité et les distribuer aux employés.
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Récupèrer et vérifier les factures reçues, saisir les informations dans le système de comptabilité et effectuer les paiements.
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Produire les relevés des retenues à la source et cotisations fédéral mensuelles et effectue les paiements à la banque.
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Produire les sommaires périodiques des ventes des caisses mensuels et les transmets à Revenu Québec.
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Effectuer la conciliation bancaire dans le système de comptabilité.
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Produire les rapports requis pour les réunions mensuels.
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Produire les rapports annuels exigés par la Légion et les gouvernements fédéral et provincial, payer les cotisations nécessaires et transmettre les rapports à l'organisme approprié.
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Produire les T4 et les Relevés 1 annuel, les distribues aux employés et les transmets à l’Agence du Revenu du Canada et Revenu Québec.
Secrétaire
Reçoit toute la correspondance et la transmet au président pour action.
Prépare et distribue la correspondance et autre document au besoin.
Prépare les agendas pour les réunions de l’exécutif et pour les réunions générales.
Prépare les comptes-rendus des réunions de l’exécutif et des réunions générales et en fait la distribution.
S’assure qu’une copie des comptes-rendus est mise au dossier de la filiale.
Lors de changement au niveau du président, trésorier et autres signataires de compte, en informer les institutions financières par écrit.
Lors de changement au niveau du comité exécutif compléter et envoyé le formulaire sur les filiales au bureau provincial de la LRC et au district.
Lorsque qu’une plainte est reçue s’assure qu’une action est prise et que les procédures sont suivies selon les statuts généraux.
Directeurs
Les directeurs de la filiale remplissent les devoirs et fonctions qui leur sont assignés par les règlements ou par le président.
Responsable du bien-être et des visites à l’hôpital
Est le point de contact entre les membres et les non-membres dans le besoin pour obtenir de l’aide dans les moments difficiles.
Conseille les individus de contacter le représentant de leur église étant donné que la filiale travaille directement avec les églises.
Conseille le Président au besoin.
Rapporte à l’exécutif les demandes d’assistance reçues.
Visite les membres hospitalisés.
S’assure que les noms des membres hospitalisés sont affichés sur le babillard.
Fournit un rapport au comité exécutif et à l’assemblée générale avec les noms des membres hospitalisés et leur condition de santé.
Responsable des activités
Est responsable de la coordination des activités (sportives, soupers, rencontre et divertissements qui sont organisés pour les membres et leurs invités.
Remplit un rapport d’activités et s’assure que les argents sont remis au trésorier pour dépôts.
Fournit la liste d’activités à l’officier responsable des relations publiques afin que celles-ci soient annoncées adéquatement.
Présente à l’assemblée générale et au comité exécutif un rapport et une liste d’activités à venir et d’activités ayant déjà eu lieu.
Responsable des Relations publiques
S’assure que les activités sont annoncées dans les médias locaux.
Prépare les affiches annonçant les activités et s’assure qu'elles sont affichées sur le babillard et fournit, au besoin, une liste d’inscription affichée au bar.
Fournit à l’assemblée générale et au comité exécutif un rapport sur les activités à venir qui ont été annoncées dans les médias locaux.
Responsable d’établir des liens avec la communauté, les membres pour les diverses fonctions de la filiale.
Responsable des cérémonies
Assure la logistique et les préparations pour le défilé du Jour du Souvenir comprennent :
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Contacter les divers groupes et organisations participants;
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Contacter la Ville de Gatineau pour s’assurer que l’électricité fonctionne, le système de son est fonctionnel;
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Contacter la Sécurité publique pour assurer les escortes nécessaires;
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Obtenir un corps musical qui jouera le jour du défilé;
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S'assurer qu’un repas est préparé à la suite du défilé; et
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s'assurer que les lettres d’invitation sont envoyées aux dignitaires et aux divers groupes et organisations participants;
Est responsable de tout autres activités cérémoniales, services funéraires, etc., demandés par le Président.
Responsable des honneurs et récompenses
S’assure que les citations nécessaires pour les honneurs sont complétées, s'assure que le paiement requis et la documentation sont envoyés au Commandement provincial pour action.
Fournit à l’assemblée générale un rapport détaillé sur les honneurs et récompenses.
S’assure que les médailles et récompenses sont officiellement présentées aux membres. Organise le souper annuel des Honneurs et Récompenses.
TÂCHES OPÉRATIONNELLES DE LA FILIALE
TÂCHES ADMINISTRATIVES
Site Internet
Envoi des courriels d'annonces aux membres
Locations des salles
Assurances
Ressources humaines (personnel)
Date d'anniversaire (affichage)
Correspondance
Permis SAQ
Permis d'entreprise (Ville de Gatineau)
Présider les réunions générales
Présider les réunions de l'exécutif
Demande de subventions (au besoin)
Contrat Conteneur à déchet
Contrat déneigement
Gestion registre des clés
Gestion registre des codes alarme
Annonces pour recherche d'employés
Gestion des courriels de la filiale
Calendrier des locations / Activités
TÂCHES LOGISTIQUES
Commandes Labatt
Commandes Molson
Réception des livraisons de (Labatt / Molson)
Commandes SAQ
Ramassage achats SAQ
Commande achats pour le bar
Ramassage achats pour le bar
Commande achats conciergerie
Ramassage achats conciergerie
Ramassage Courrier (Bureau de poste)
Ramassage Courrier (Porte avant - 231 Maloney)
Prise d'inventaire de la filiale
Prise d'inventaire du bar
Inspection service des incendies
Ouverture/fermeture de la filiale pour les locations
Entretien courant de l'édifice (lumières, réparations mineurs)
Nettoyage journalier de l'édifice
(salle de toilette / planchers / sortir les poubelles et recyclage / etc)
Coupe de gazon (été)
Demande de remplacement des drapeaux extérieurs de la filiale et cénotaphe
Responsable de l’édifice
Dresse la liste des réparations et des rénovations requises à l’édifice.
Avise le Président et le comité des réparations requises et obtient l’approbation de procéder.
Une fois que l’approbation de procéder aux réparations/rénovations est reçue, s’assure que ces dernières sont complétées avec l’aide des membres, de non-membres ou aide de l’extérieur si nécessaire.
Produit sur demande une liste des réparations et rénovations par ordre de priorité afin que l’exécutif en discute.
Obtient une estimation des coûts pour le travail à accomplir et donne les détails à l’exécutif pour discussion.
Présente une liste des réparations/rénovations complétées à l’assemblée générale.
En coopération avec le gérant, est responsable d’engager un nettoyeur.
Annuellement, doit effectuer l’inventaire complet du contenu de l’édifice.
Doit s’assurer que le contrat est en place pour le déneigement.
Participe à l’inspection de l’édifice par le Service des Incendies.
Est responsable à ce que les fournaises, airs climatisés soit inspectés, et nettoyés chaque année (foyer, extincteurs, filtres pour les fournaises).
S’assure qu’il y a une vérification mensuelle du système d’alarme, portes de sortie (EXIT).
Le responsable du magasin
Le responsable du magasin se rapporte au conseil exécutif. Il s’occupe de la vente des articles de la légion ou de la filiale et dresse un inventaire trimestriel qu’il soumet à l’exécutif lors de la réunion mensuelle.
Le responsable s’occupe de passer les commandes des articles qui sont offerts à la boutique de la filiale. Les commandes doivent être autorisées au préalable par un des vice-présidents. Dû au court délai de livraison, il n’est pas nécessaire de garder un inventaire volumineux.
Responsable du cénotaphe
Est responsable d’effectuer la liaison entre la filiale et la ville de Gatineau pour l’entretien et la maintenance du cénotaphe.
Officier responsable de la liaison avec la ligue navale et la jeunesse
Fournit la liste des activités et le statut du corps de cadets de la marine GATINEAU à la réunion du comité exécutif ainsi qu'à l'assemblée générale.
Représenter la filiale aux cérémonies du GATINEAU.
Lorsque demandé, siège comme membre de comité de sélection pour les diverses récompenses octroyées aux cadets.
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